Co je HR systém

Definice a zkratky, které potkáte

HR systém je databáze zaměstnanců s procesy okolo. Databáze proto, že každý člověk má jednu kartu s údaji, smlouvou, pozicí a historií. Procesy proto, že kolem karty běží věci s termíny a schvalováním: žádost o dovolenou, kterou někdo schválí, prohlídka, na kterou někdo pošle, směrnice, kterou někdo podepíše. Bez procesů je to jen hezčí tabulka.

Z jakých modulů se HR systém skládá

Dodavatelé moduly pojmenovávají různě a počítají různě; jedni mají "personalistiku" jako jeden modul, druzí z ní udělají deset. Věcně jde o těchto deset oblastí.

1. Personální agenda

Jádro všeho. Karta zaměstnance s osobními údaji, adresou, kontakty, pozicí, nadřízeným, úvazkem a mzdovým zařazením. Smlouvy a dodatky s historií, aby bylo vidět, co platilo kdy. Organizační schéma, které se z karet skládá samo. Katalog pozic s popisem práce a požadavky. Bez pořádné personální agendy ostatní moduly nemají z čeho brát data.

2. Dokumenty a elektronické podpisy

Úložiště dokumentů ke každému zaměstnanci s řízeným přístupem. Šablony smluv a dodatků, ze kterých systém vyplní údaje z karty. Distribuce směrnic s dokladem o seznámení. Elektronický podpis s ověřením identity a auditní stopou, aby dokument podepsaný v systému obstál při kontrole i sporu.

3. Absence a dovolené

Žádost zaměstnance, schválení nadřízeným, zůstatky dovolené, sick days, náhradní volno. Plán čerpání celého týmu, aby se dva lidé ze stejné směny nevzali dovolenou najednou. Zastupitelnost: kdo koho kryje.

4. Docházka a směny

Evidence pracovní doby, kterou zaměstnavateli ukládá § 96 zákoníku práce: začátek a konec směny, přesčasy, noční práce, pohotovost. Plán směn a jeho zveřejnění. Uzávěrka měsíce a podklady pro mzdy. Podrobně v článku Docházkový a personální systém.

5. Školení a vzdělávání

Povinná školení s periodicitou (BOZP, požární ochrana, řidiči referenti, obsluha zařízení) a hlídání, komu kdy vyprší. Interní kurzy s testem a dokladem o absolvování. Plán školení na rok a jeho náklady.

6. BOZP, lékařské prohlídky, ochranné pomůcky

Pracovnělékařské prohlídky podle kategorie práce a věku s termíny a posudky. Evidence osobních ochranných pracovních prostředků: kdo co dostal, kdy se mění. Kniha úrazů a záznamy o úrazu. Ve výrobě je to modul, který rozhoduje o výběru; v kanceláři se skoro nepoužije. Více o HR systému pro výrobní firmy.

7. Nábor a nástup

Inzerát, sběr kandidátů, pohovory, hodnocení, nabídka. Po přijetí nástupní checklist: dokumenty k podpisu, školení, přístupy, vybavení, průvodce pro první týden. A odchod: vrácení majetku, odebrání přístupů, výstupní dokumenty. Modul pro nábor se často prodává samostatně jako ATS (Applicant Tracking System).

8. Hodnocení, cíle a odměňování

Hodnotící cykly, cíle a KPI, návrhy na navýšení mzdy a jejich schválení. U firem od 100 lidí sem patří i výkaznictví k rovnosti odměňování žen a mužů podle směrnice EU 2023/970: skupiny prací, srovnání odměn a podklady pro povinné výkazy.

9. Interní komunikace

Oznámení s potvrzením přečtení, ankety, formuláře, znalostní báze. Vnitřní oznamovací systém pro oznamovatele (whistleblowing), který firmy od 50 zaměstnanců musí mít podle zákona č. 171/2023 Sb. Čím víc lidí bez firemního e-mailu, tím důležitější modul.

10. Reporty a napojení

Exporty pro mzdy a účetní, sestavy pro vedení, API pro propojení s jinými systémy. Přihlašování přes firemní účet Microsoft nebo Google. Napojení na ČSSZ pro neschopenky. Tady se rozhoduje, jestli systém bude ostrov, nebo součást firmy.

HRIS, docházka a mzdový systém: tři různé věci

Tři kategorie softwaru, které se často zaměňují a často prodávají dohromady. Liší se tím, co je jejich jádro.

Praktické pravidlo: personalistika a docházka patří k sobě, protože obě vede firma denně a obě pracují s týmiž lidmi. Mzdy může dělat účetní firma z exportu, pokud export existuje a nemusí se přepisovat.

Cloud nebo vlastní server

Mezistupeň je privátní cloud: vlastní instance a databáze na infrastruktuře dodavatele, obvykle s příplatkem 20 až 30 procent. Řeší požadavek "naše data nesmí být ve sdílené databázi", aniž by firma musela provozovat server.

Kdo HR systém ve firmě používá

• Personalista v něm pracuje denně: zakládá lidi, hlídá termíny, připravuje dokumenty, vytahuje podklady. Je hlavní uživatel a měl by mít u výběru hlavní slovo.
• Vedoucí schvalují absence, vidí svůj tým, jeho prohlídky a školení, plánují směny. Používají ho pár minut denně, hlavně z mobilu. Pro ně musí být jednoduchý.
• Zaměstnanec si podá žádost o dovolenou, podepíše dokument, zkontroluje zůstatek, přečte oznámení. Samoobsluha zaměstnance je to, co personalistce ušetří nejvíc času.
• Mzdová účetní bere podklady na konci měsíce. Pokud je musí přepisovat, systém nefunguje, jak má.
• Vedení firmy se dívá na reporty: fluktuace, náklady práce, přesčasy, stav školení.

Kdy firma HR systém potřebuje

Pevná hranice v počtu lidí neexistuje. Tohle jsou signály, že tabulka a šanon už nestačí:

• Personalistika zabírá víc než jeden den v týdnu jednomu člověku.
• Firma má víc než jednoho vedoucího, který schvaluje absence, a občas se schválí něco dvakrát nebo vůbec.
• Propadl termín, který propadnout nesměl: prohlídka, školení, platnost průkazu.
• Lidé na směnách nebo bez e-mailu se k informacím a dokumentům nedostanou jinak než přes vedoucího.
• Firma přerostla 50 zaměstnanců a přibyly povinnosti: oznamovací systém, později výkaznictví k odměňování.
• Nábor běží průběžně a kandidáti se ztrácejí v e-mailu.
• Firma má nebo chce certifikaci ISO a auditor se ptá na seznámení se směrnicemi a kvalifikaci lidí.

Jak postupovat dál, popisujeme v článku Jak vybrat HR systém. Co to bude stát, v článku Kolik stojí HR systém. Nejrychlejší způsob, jak zjistit, co HR systém v praxi dělá, je živé demo Robee na ukázkových datech, bez registrace.

Osobní údaje a GDPR

HR systém zpracovává nejcitlivější data, která firma má: rodná čísla, zdravotní posudky, mzdy, někdy údaje o rodině. Z toho plyne pár požadavků, které by měl splňovat každý systém bez ohledu na cenu:

• Smlouva o zpracování osobních údajů mezi firmou a dodavatelem. Bez ní nesmí systém běžet ani den.
• Řízení přístupů: vedoucí vidí jen svůj tým, mzdy vidí jen ti, kdo musí, zdravotní údaje jen personalista a lékař.
• Šifrování citlivých údajů v databázi a při přenosu, dvoufaktorové přihlášení.
• Auditní log: kdo se na co podíval a co změnil, bez možnosti záznam smazat.
• Lhůty a výmaz: některé dokumenty se archivují desítky let, jiné se musí smazat brzy po odchodu zaměstnance. Systém by měl umět obojí.
• Lokalita dat v EU a jasná odpověď, kdo k nim má fyzicky přístup.

Robee všech šest bodů splňuje v obou tarifech: šifrování citlivých dat, dvoufaktorové ověření a passkeys, role a oprávnění, neměnný auditní log, evidence souhlasů a GDPR, data v EU. Nic z toho se neplatí zvlášť.