HR systém pro malé firmy

Co malá firma od HR systému potřebuje

Pět věcí. Když je systém umí dobře, zbytek je bonus. Všech pět je v Robee Core.

• Karty zaměstnanců se smlouvami. Jedno místo, kde je smlouva, dodatky, mzdový výměr, kontakt na blízkou osobu a kopie dokladů. Ne složka na disku, kterou má přístupnou celá firma.
• Dovolené a absence se schvalováním. Zaměstnanec požádá, vedoucí schválí, zůstatek se sníží, tým vidí, kdo je pryč. Konec e-mailů "můžu si vzít pátek".
• Hlídání termínů. Zkušební doba, konec smlouvy na dobu určitou, lékařská prohlídka, platnost průkazu. Systém upozorní, personalistka nemusí mít kalendář v hlavě.
• Nástup a odchod. Seznam, co nový člověk podepíše, dostane a projde, a stejný seznam pozpátku při odchodu. Ve firmě, kde nastupují dva lidé za rok, stačí checklist; ve firmě s brigádníky je to denní chleba.
• Podklady pro účetní. Na konci měsíce export absencí, změn úvazků a nástupů, který účetní nemusí přepisovat.

Co je pro malou firmu zbytečné

Moduly, které dodavatelé rádi ukazují a které firma do 50 lidí obvykle nikdy neotevře. Neplaťte za ně, pokud nejsou v ceně tak jako tak.

• Talent management a nástupnictví. Ve firmě s 30 lidmi ví majitel, kdo je dobrý a kdo koho nahradí.
• Formální hodnotící cykly a KPI. Dají se udělat rozhovorem u kávy jednou za půl roku. Systém přidá byrokracii, ne informaci.
• Sociometrie a analytika vztahů. Nástroj pro firmy se stovkami lidí a odděleními, která se neznají.
• Složité schvalovací řetězce. Malá firma má jednoho nebo dva schvalovatele. Tři úrovně schvalování jsou brzda.
• Vlastní kariérní stránka a ATS. Pokud firma nabírá dva lidi ročně, stačí inzerát a e-mail.
• Výkaznictví k rovnosti odměňování. Povinnost podle směrnice EU 2023/970 dopadá na firmy od 100 zaměstnanců.

Přesně proto má Robee dva tarify: Core bez těchto modulů za 89 Kč a Profi se všemi za 159 Kč. Malá kancelářská firma platí za to, co použije, a na Profi přejde, až bude potřebovat podpisy, prohlídky nebo nábor.

Kdy ještě stačí tabulka

Poctivá odpověď: do zhruba deseti lidí v kanceláři s jedním vedoucím a bez povinností s termíny tabulka a kalendář fungují. Přestávají fungovat, když nastane jedno z tohoto:

• Přibude druhý vedoucí a dovolené schvalují dva lidé bez společného přehledu.
• Firma má směny nebo brigádníky na dohodu, u kterých se hlídají hodiny a limity.
• Zaměstnanci pracují mimo kancelář a k dokumentům se nedostanou.
• Propadne první termín: prohlídka, zkušební doba, smlouva na dobu určitou, která se změnila na neurčitou, protože si nikdo nevšiml.
• Účetní se každý měsíc ptá na věci, které jsou "někde v mailu".

Náklad na systém je u malé firmy 290 až 2 490 Kč měsíčně. To je méně než jedna hodina práce účetní týdně, a přesně tolik času tabulka a hledání v mailu obvykle stojí.

Tři typy malých firem, tři různé potřeby

Ceny pro 10, 25 a 50 zaměstnanců

Měsíční náklad na licence bez DPH podle veřejných ceníků dodavatelů, stav k září 2026. U systémů s cenou za osobu je uvedená cena při ročním předplatném. Robee a Mini Robee vyvíjí provozovatel tohoto webu a jsou zvýrazněné.

Jak tabulku číst: u deseti lidí zaplatíte za Robee Core 2 490 Kč měsíčně za celou firmu a dostanete personální agendu, trezor dokumentů, dovolené i mobilní aplikaci, ze kterých firma nevyroste; systémy s cenou za osobu bez minima mají nižší fakturu, ale užší rozsah. U 25 lidí se ceny sbíhají k 2 až 3 tisícům a rozhoduje, co je v ceně. U 50 lidí platíte v Robee Core 89 Kč za osobu za kompletní personalistiku; paušály jsou levnější na osobu, ale docházku, podpisy nebo nábor k nim dokupujete zvlášť. Kompletní srovnání včetně větších firem je v článku Kolik stojí HR systém.