Jak vybrat HR systém

Postup v sedmi krocích

1. Sepište, co dnes bolí, ne co chcete mít

   Začněte u posledních dvanácti měsíců. Co personalistce zabralo nejvíc času? Kde se něco pokazilo: propadlá lékařská prohlídka, dodatek smlouvy, který nikdo nenašel, dovolená schválená dvěma vedoucími najednou, brigádník bez podepsané dohody? Sepište pět až deset takových věcí. To je zadání. Seznam funkcí z webů dodavatelů to není: podle něj vybírá každý a všichni pak platí za moduly, které nikdy neotevřou.

2. Spočítejte lidi a rozdělte je podle toho, jak pracují

   Tři čísla rozhodnou o polovině výběru: kolik lidí má firemní e-mail a počítač, kolik pracuje na směnách u stroje nebo za barem a kolik je na dohodu. Systém navržený pro kancelář předpokládá, že každý má notebook a čte e-maily. Ve výrobě nebo v kuchyni je to menšina lidí. Pro ně potřebujete kiosek na tabletu, mobilní aplikaci nebo tištěné seznámení s podpisem.

3. Rozhodněte rozsah: personalistika, docházka, mzdy

   Tři různé věci, které se prodávají zvlášť i dohromady. Personální systém vede lidi a dokumenty, docházka eviduje pracovní dobu, mzdový systém počítá výplaty. Čím víc máte v jednom, tím méně přepisujete, ale tím víc závisíte na jednom dodavateli. Rozumný kompromis pro většinu firem do 300 lidí: personalistika a docházka v jednom, mzdy zvlášť u účetní firmy s exportem podkladů. Podrobně o rozdílu docházky a personalistiky.

4. Sepište povinnosti, které musí systém hlídat

   Každá firma má sadu zákonných povinností s termíny a s dokladem: evidence pracovní doby podle zákoníku práce, pracovnělékařské prohlídky podle kategorie práce, školení BOZP, přidělování a výměna ochranných pomůcek, evidence úrazů, seznámení se směrnicemi, u firem od 50 lidí vnitřní oznamovací systém, u firem od 100 lidí výkaznictví k rovnosti odměňování podle směrnice EU 2023/970. Vypište ty vaše. Systém, který některou nepokrývá, znamená další nástroj a další fakturu.

5. Udělejte shortlist tří dodavatelů a chtějte demo na vlastních datech

   Tři dodavatelé, různé modely: jeden se všemi moduly v ceně, jeden levný paušál, jeden na doporučení z oboru. Přehled cen je v článku Kolik stojí HR systém. Pak chtějte zkušební provoz na vlastních datech: nahrajte skutečnou smlouvu, skutečný rozvrh směn a skutečnou výjimku (zaměstnanec na dvou pozicích, dohoda vedle úvazku, agenturní pracovník). Předváděčka na ukázkových datech ukáže vzhled. Vaše data ukážou, jestli systém unese vaši firmu. Robee dává obojí: živé demo bez registrace a po něm 30 dní na vlastních datech zdarma; doporučujeme ho zařadit do shortlistu jako toho se všemi moduly v ceně.

6. Zeptejte se na celou cenu a na odchod

   Ceník je začátek. Chtějte písemně: cenu implementace a co zahrnuje, cenu každého modulu zvlášť, minimální fakturaci, rozdíl mezi měsíční a roční platbou, kdo se počítá jako uživatel, kolik stojí podpora, a hlavně: v jakém formátu a za kolik dostanete data při ukončení. Seznam otázek je níž na stránce.

7. Naplánujte zavedení jako projekt, ne jako instalaci

   Technika trvá dny. Týdny trvá dohledat a vyčistit data, která dnes firma má v pěti tabulkách a třech šanonech, rozhodnout, kdo co schvaluje, a naučit vedoucí, aby žádosti řešili v systému a ne po chodbě. Počítejte 2 až 6 týdnů a jednoho člověka, který to má na starosti. Spusťte nejdřív jeden modul (obvykle karty zaměstnanců a dovolené), ostatní přidávejte po měsíci.

Otázky pro dodavatele: checklist

Vytiskněte a odškrtávejte. Dodavatel, který na většinu odpoví bez váhání a písemně, je ten, kterého hledáte.

Cena

• Kolik stojí implementace a co přesně zahrnuje: import lidí, nastavení rolí, napojení na mzdy, zaškolení?
• Které moduly jsou v základní ceně a které se platí zvlášť? Kolik stojí každý?
• Je nějaká minimální měsíční fakturace? Od kolika lidí se uplatní běžná cena za osobu?
• Jaký je rozdíl mezi měsíční a roční platbou? Platí se roční dopředu?
• Kdo se počítá jako placený uživatel: každý zaměstnanec, nebo jen ti s přístupem? Platí se za administrátory?
• Platíme za zaměstnance, kteří odešli a jsou v archivu?
• Jak se mění cena, když vyrosteme přes hranici pásma? Skokem nebo postupně?
• Kolik stojí podpora, telefon a garantovaná doba odezvy?

Lidé bez počítače

• Jak se do systému dostane zaměstnanec bez firemního e-mailu? Mobil, tablet na dílně, PIN?
• Jak podepíše dokument nebo potvrdí seznámení se směrnicí člověk, který u počítače nesedí?
• Jde nastavit, aby vedoucí směny viděl jen svoje lidi?

Povinnosti a doklady

• Hlídá systém termíny lékařských prohlídek podle kategorie práce a věku? Kdo dostane upozornění a kdy?
• Umí periodická školení s opakováním, testem a dokladem o absolvování?
• Eviduje ochranné pomůcky, jejich přidělení a výměnu?
• Má knihu úrazů a záznam o úrazu podle nařízení vlády?
• Má vnitřní oznamovací systém (whistleblowing), nebo ho musíme dokoupit?
• Umí připravit výkaz k rovnosti odměňování podle směrnice EU 2023/970?
• Má neměnný auditní log: kdo, co a kdy změnil?

Data, bezpečnost, odchod

• Kde fyzicky běží data a kdo k nim má přístup? Je smlouva o zpracování osobních údajů součástí smlouvy?
• Je dvoufaktorové přihlášení v ceně? Jde přihlašovat přes Microsoft nebo Google účet firmy?
• Jak se dělají zálohy a jak rychle se obnoví data po chybě uživatele?
• Jaké napojení existuje na náš mzdový systém nebo účetní firmu? Export, API, hotový konektor?
• V jakém formátu a za kolik dostaneme při odchodu všechna data včetně dokumentů?
• Jaká je výpovědní lhůta a co se stane s daty po jejím uplynutí?

Co bývá skryté v ceně

Položky, které se objeví až v nabídce nebo na první faktuře. Podrobně s čísly je rozebíráme v článku Kolik stojí HR systém, tady je zkrácený seznam.

• Implementace: od nuly u samoobslužných nástrojů po stovky tisíc u systémů pro velké firmy.
• Minimální fakturace: u firmy s deseti lidmi může zdvojnásobit cenu na osobu.
• Moduly zvlášť: docházka, podpisy, nábor, mzdy, školení.
• Hardware: docházkové terminály 10 až 30 tisíc za kus.
• Roční závazek: nižší cena za roční platbu dopředu.
• Administrátoři: příplatek za každého personalistu nebo vedoucího s přístupem.
• Export dat: někde zdarma, někde zpoplatněný, někde neexistuje.

Červené vlajky

• Ceník neexistuje a "záleží na počtu uživatelů". Cena je vyjednatelná, což je dobře, ale znamená to, že soused platí jinou částku než vy a že po roce může přijít zdražení bez opory v ceníku.
• Demo jen na ukázkových datech. Dodavatel, který nedá zkušební provoz na vašich datech, nechce, abyste viděli, kde systém nestačí.
• Vágní odpověď na export dat. "To řešíme individuálně" znamená, že s vaším odchodem nepočítá a bude ho ztěžovat.
• Každý zaměstnanec musí mít e-mail. Systém pro kancelář, nasazený ve výrobě, skončí tím, že třetina lidí v něm nikdy nebude.
• Smlouva o zpracování osobních údajů není součástí nabídky. Bez ní firma porušuje GDPR první den provozu.
• Reference jen z jiného oboru. Systém, který funguje v softwarové firmě, neznamená, že unese směny, agenturní pracovníky a kategorie práce.

Nejčastější chyby při výběru

• Vybírá jednatel sám podle prezentace. Systém pak používá personalistka, kterou se nikdo neptal.
• Výběr podle počtu funkcí. Osmdesát modulů nikdo nespustí. Rozhodují ty tři, které řeší věci ze seznamu v prvním kroku.
• Přenos nepořádku. Když do systému nahrajete pět tabulek, které si vzájemně odporují, máte pět tabulek v hezčím kabátě. Vyčistit data před importem je nutná část projektu.
• Spuštění všeho najednou. Vedoucí dostanou deset nových věcí naráz a nepoužijí žádnou. Modul po modulu, měsíc po měsíci.
• Zapomenout na mzdy. Personalistika bez cesty k mzdové účetní znamená, že podklady se dál přepisují ručně. Ptejte se na export dřív, než podepíšete.

Jak na checklist odpovídá Robee

Protože tento web provozuje výrobce Robee, je fér ukázat, jak by u těchto otázek dopadl. Ceník je veřejný: Core 89 Kč a Profi 159 Kč za zaměstnance a měsíc, implementace 9 900 nebo 19 900 Kč včetně importu a zaškolení, minimální fakturace 2 490 Kč, roční předplatné o 18 procent levnější než měsíční bez závazku. V Profi jsou všechny moduly v ceně a administrátoři se nepočítají. Lidé bez e-mailu se přihlásí na kiosku na tabletu nebo v mobilní aplikaci. Prohlídky podle kategorií práce, periodická školení, OOPP, kniha úrazů, oznamovatel, rovnost odměňování a auditní log jsou v Profi. Smlouva o zpracování osobních údajů je součástí smlouvy, dvoufaktorové přihlášení a přihlášení přes Microsoft jsou v ceně, data jsou v EU a při odchodu je dostanete ve strojově čitelném formátu včetně dokumentů bez příplatku. Hospoda se stejnými otázkami skončí u Mini Robee: rozvrh, píchačky a dohody, do 5 lidí zdarma.